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Push Scan簡化工作流程
從文件數位化檢視多功能彩雷
圖／文何信達

企業e化方案中的第一項挑戰，便是將紙本文件轉為數位檔案，雖然說現在的e化解決方案也可以單純由電子文件流程來進行，但是許多的機關組織，仍有必要保留紙本並歸檔存留。而多功能事務機是一項可以幫助企業文件e化的好工具，並能夠同時取代企業原本就該升級的單功能掃描器或黑白雷射印表機來入主企業設備一環，的確是企業可以評估的設備項目。

目前多功能事務機除了可以分為桌上型跟大型落地式機種以外，而這些機種又包括了彩色掃描、黑白輸出以及彩色掃描、彩色輸出的款式，我們這期要先報導的是桌上型的彩雷多功能機種。以市場上可選擇的機種來看，要具備彩色掃描與彩色輸出的機種仍不算多，但主要品牌皆有代表作。。

市售多功能彩雷產品現況
本次搭配報導的新機主要包括Fuji Xerox DocuPrint C3290 FS、Lexmark X502n 中高速的多功能彩雷。而HP CLJ 2840與Epson CX11F都是2005年上市的機種，屬於第一代的彩雷事務機先鋒；另外則是純USB介面的新機例如 Samsung CLX-2160也提供了特殊的「Scan to ...」功能以及直接掃描到USB隨身碟的功能。以多功能彩雷市場產品整體來看，HP CLJ 2840和Epson CX11F雖然很早就推出，但並沒有後繼機種接替（HP 近期是推出多款彩色掃瞄/黑白列印的新機，而日本 Epson有新機，但台灣沒有引入），Canon則是沒有此定位的產品線。HP CLJ 2840和Epson CX11F從速度上來看定位於中階機種，與F u j i Xerox DocuPrint C3290 FS、Lexmark X502n規格速度有相當差距。這可以看得出目前桌上型多功能彩雷還未被企業廣泛接受，或是企業在針對數位化需求上需要更高階的產品來搭配。事實上，主要品牌在大型複合機方面，也的確有更高階的產品線，這方面我們還會繼續進行報導。

符合企業需求最重要
桌上型的機種依照連接埠支援的狀況不同，功能上也明確的被切割開來，只提供USB 連接者，多半屬於GDI 的機種，依賴連接的主機來提供效能、也依賴主機中安裝的應用程式來強化多功能事務機的功能；但具備了網路埠的多功能彩雷就不同了，藉由網路的加持，我們所提到的文件數位化在多功能事務機上，可以快速的與企業IT整合，絕對是功能一大躍進！但要推薦一台完整符合企業需求的設備並不容易，規格功能高階而完整的設備價高，而低價設備則擔心其耐用度與壽命；更難以回答的問題是，產品好不好跟企業適不適用也不會只有一個答案。尤其作為企業MIS人員在申請設備採購時，往往被問到這一類的問題。但，事實上還有一個更難的問題— —「買A跟買B有何差別？」這個問題放在多功能事務機的領域也一樣難，是的，掃描和列印效果都可以眼見為憑的看出好壞，但這一點隨技術的進步已經慢慢影響不到企業採購的考量，也就是即使某台事務機的掃描畫質不完美，但仍然適用於企業環境，而輸出畫質亦然。若就速度來考量，規格速度跟實際應用時的速度本來就不一樣，但規格速度直接連結到售價，速度快的機種便宜不了，低價機種也無法提供高速輸出。如果以企業來考量，輔以使用人數以及每台事務機的建議月印量作為考量是比較好的方式。而事務機一用數年，企業還會考慮到TCO，但TCO講得是未來幾年要花的錢，跟產品適不適用關係也不怎麼直接。對於MIS人員來說，恐怕最直接的還是事務機提供的功能能不能符合眼前員工的需求。

多功能事務機如何簡化工作
這次我們要鎖定的焦點，便是多功能事務機所提供的文件數位化功能——「Scan to . . .」的功能，也稱為「Push Scan」，也就是一般員工就能直接在事務機面板上進行操作的Scan to PC、Network Folder、Scan to Fax、Scan to Email、Scan to USB等。這些功能幾乎是具備網路埠的多功能機種強調之重點，可是雖然大家都有類似的功能，但在設定上、使用上其實還是有便利性上的差別。所謂Scan to PC，也就是當企業員工將文件放在掃描器上掃描時，便能夠直接將文件影像（一般而言包括JPEG、 TIFF、PDF檔案）輸出到PC 所在的位置以進行應用。一般說來，純USB連接介面的機種大多只能執行Scan to PC 的功能，對於網路相關的 Scan to Email或Scan to Network Folder的功能就無法支援，或是得透過PC上的應用程式加以轉發；如果是具備網路連接介面的機種，那麼便可以指定網路上任一電腦的共享資料夾，事務機便可以傳送影像到共享資料夾，甚至於藉由設定（各機種設定方法不同）將掃描影像上傳FTP伺服器，或藉由SMTP伺服器（寄信伺服器）直接傳送給收件人，達到簡化工作的目的。

善用事務機Push功能
一般多功能事務機也提供多種掃描方式，Push Scan就是我們這次的重點。P u s h Scan，也就是使用者只要帶著文件走到事務機前操作，便可將掃描後的檔案傳送到網路位置；另一種方式則是使用者帶著文件去事務機放置妥當，回到座位後由電腦進行掃描。但若以後者來執行，事務機必須提供對應的網路掃描器驅動程式，這在邏輯上跟印表機是一樣， USB的驅動程式並不能驅動網路印表機，所以我們在安裝驅動程式的時候，對話視窗都會要求選擇本地還是網路安裝。如果貴公司已經有了支援 Push Scan的多功能事務機，那麼不利用它的功能實在有點浪費。那麼如何開始呢？執行Push Scan的功能，大致上皆以下列程序進行：
1.在要儲存的網路主機中設定分享資料夾（或FTP帳號密碼等）
2.由瀏覽器進入印表機管理介面，設定傳送方式與存放位置
3.在印表機液晶螢幕選單選擇的主機位置，開始掃描。
網路型的多功能彩雷通常可以藉由內建的管理網站透過瀏覽器來設定管理，相關的傳真電話簿與Email地址簿等資訊則可以存放在事務機的記憶體中；而無網路的多功能彩雷則必須藉由特定的應用程式來設定，相關文件資料則存放在本地PC上。以上只是概觀性的原則，以下我們將針對測試機種進行進一步的瞭解。

Fuji Xerox DocuPrint C3290 FS

Fuji Xerox DocuPrint C3290 FS為一款四合一彩色雷射事務機，其具備列印、掃描、複印、傳真等四合一功能，有同步操作的特色，能在列印工作進行時，同時掃瞄、影印或傳真功能。C3290的規格速度為黑白30ppm、彩色 20ppm，可以提供要求時效的企業良好的搭配。對文件數位化的設備來說，Fuji Xerox DocuPrint C3290 FS雖然售價在54900元，但提供了一個滿足企業品質與速度，同時兼顧管理和安全需求的方案。 C3290提供USB介面以及網路介面，在不同的部署方式下，單機操作和網路操作皆有其特色。以本次報導所著重的Push Scan功能來說，採用USB連接時，可以掃描至應用程式或電腦的資料夾；而採用網路連接時，則可以掃描至網路上的電腦、 FTP伺服器或郵件。其中在郵件的部分，管理者可以直接在事務機內建的管理伺服器(CentreWare Interent Services)中直接設定SMTP 寄件伺服器的位址，掃描後直接將文件以Email發出。一般來說，只要使用者預先設定好IP位址，那麼所有的相關設定皆可以由 CentreWare Interent Services 來進行，包含傳真電話、郵件位址以及文件傳送的檔案夾，這些資料由內建的RAM磁碟加以儲存。在更改組態設定值時，C3290提供了管理者帳號密碼的設定，管理者可以加以利用以防設定值被他人更動。
要讓使用者直接在面板上進行Push Scan的功能，管理者必須預先在CentreWare Interent Services中進行設定，相關資料在儲存後會同步到C3290機器本體中，使用者便能夠逕行操作。
1 . 按「掃描」
2. 在面板上選擇目的地，網路、FTP或USB
3.選擇網路的話接著選擇之前建立的存放電腦位置
4.再選擇需要的解析度、檔案格式（PDF/TIFF/JPG/ DocuWorks/不壓縮TIFF/不壓縮MPTIFF）、尺寸大小等
5.最後按下開始鍵。
但若是透過U S B 來操作C3290，F u j i Xerox則提供本地端的工具程式，包括電話簿編輯工具以及快速掃描管理。 TWAIN的介面也可以在此時運作，你可以由TWAIN讀入掃描器的文件。在其他安全功能上，除管理者的帳號密碼，C3290支援IP位址的過濾，可以限定網路特定區段的使用或禁用，也提供https的傳輸協議。在實際輸出效果上， C3290的網紋較為明顯，但在線條的精細度來說可圈可點、大色塊列印起來也相當均勻。而掃描出的P D F 文件，則也有不錯的品質。

列印速度	黑白:30頁/分	彩色:20頁/分
廠商	Fuji Xerox
電話	0800-580-880
網址	http://www.fujixerox.com.tw

Lexmark X502n

在X502n中將文件掃瞄到個人電腦、傳真、電子郵件或網路資料夾，主要同樣透過內建的伺服器來設定。X502n的網站管理介面很簡潔，在畫面右上方還有跟機器面板同步的訊息欄，管理者可以在遠端便瞭解機器實際的狀態。管理網站中也包含連結 SMTP伺服器設定以直接進行 Scan to Mail，此外還包括設定值的備份還原以及管理密碼的功能。在左側選單中，你可以很容易找到「掃描目的地」的設定，可以由此設定網路資料夾路徑（UNC格式，例如 \ \ c o m p u t e r n a m e \ sharename）。「Scan to ...」功能輸出的檔案格式主要是彩色的PDF和JPEG，黑白的 TIFF和PDF；可以傳送的目標則包括電子郵件、FTP、PC和傳真，一共可記憶20個傳送目標。一旦在網站介面中設定好輸出檔案格式後，使用者在面板上就無法再進行更改。另一個設定畫面中「網路應用程式」的選項，還可以用來設定網路掃描的功能，將其套用在電子郵件、FTP、PC 的功能上，可以設定檔案大小在1MB~5MB之間，或是無限制。
而實際使用者在面板上操作的步驟則為：
1 . 按「掃描」
2 . 按「目錄」
3.選擇預先建立的傳送目標。你也可以在此時選擇解析度大小
4.按下開始鍵。
除了透過面板直接以網路連接的方式進行掃描，在單純以網路連接的狀況下，X502n還可以在掃描程式中將掃描器的 IP指定進來，利用TWAIN介面程式讀入掃描器的影像，因此一般使用者也可以藉由影像軟體讀入X502n網路掃描器的影像。 X502n另外搭附了力新的全能影像經理 ( P r e s t o ! PageManager)軟體可以作為影像總管，可以將影像掃描至不同的應用軟體中進行處理，像是P r e s t o ! PageManager、WordPad小作家、小畫家、PDF軟體或OCR 軟體(附ABBYY FineReader) 中。在光碟安裝時，整合為單一驅動程式，只要一次安裝便可以完成。在列印品質方面， X502n可以輸出滿足企業需求的影像，但細字仍有進步的空間，PDF影像的品質則不差。

列印速度	黑白:31頁/分	彩色:8頁/分
廠商	美商利盟國際
電話	0800-008-927
網址	http://www.lexmark.com.tw

HP Color LaserJet 2840

CLJ 2840印表機雖然同樣內建有管理伺服器的功能，但掃描的相關功能設定並未在其中，而是由另一套HP Toolbox (Laserjet 工具箱)來進行。 Toolbox其實也是一個網站，會在系統中建構另一套如同 CLJ 2840設備中的管理網站，讓使用者進行功能設定。在這裡可以分別設定Scan to Email 以及Scan to資料夾所要的解析度、影像色彩深度、檔案類型和尺寸。但對於Scan to Email 來說，CLJ 2840會將掃描結果傳回主機的電子郵件程式中，再由PC端進行傳送。比較麻煩的是，事務機如果電源重啟，位置資訊也會跟著消失，必須重新進行同步至裝置的動作。另一方面，由於 CLJ 2840上市時間較Windows Vista早，儘管HP網站已經提供 CLJ 2840的Vista驅動程式，但尚未提供Vista對應的Toolbox 軟體，因此並沒有辦法在Vista 上設定Push Scan的功能。不過這還好，因為管理者可以利用其他版本的Windows XP進行設定後，同樣可以執行Push Scan的功能，因為重點是要將 Toolbox中設定的傳送目標同步到CLJ 2840的操作面板上。在CLJ 2840中，掃描到電子郵件或資料夾是在Toolbox設定，但在傳真部分則是在事務機內建的管理網站中設定。要注意的是，H P LaserJet I/O堆疊是以模組化建構的，首先是建構列印，然後是掃瞄 (WIA和TWAIN)，最後則是建構使用HP Scan應用程式和Toolbox功能。如果無法正確建構任何元件，則所有後續模組也將失敗。
一旦以上設定完成，操作者可以一以下步驟進行Push Scan的動作：
1 . 按「掃描至」
2.選擇目標主機
3.開始掃描
而在其他的網路掃描方式上，CLJ 2840設計得還不錯，只要安裝相關驅動程式沒有問題，使用者並不需要另行設定網路掃描器的位址，直接採用HP Scan或是TWAIN介面界可以進行掃描的工作。在CLJ 2840實際畫質表現上，由於以往已經進行過相關報導，這裡就不再贅述。

列印速度	黑白:20頁/分	彩色:4頁/分
廠商	HP惠普科技
電話	0800-236-686
網址	http://www.hp.com.tw

Epson CX11F

Epson在推出CX11F以後，一直沒有引入新的彩雷事務機，不過在CX11F上市的時候可是搶得頭香，而且也早已經具備了直接掃描文件傳送到網路上電腦的功能。我們過去已經在雜誌上詳細介紹過，這裡主要針對其所提供的Push Scan的功能加以介紹深入介紹。 CX11F同時提供USB與網路介面連接，透過網路連接時即可以使用「S c a n t o ...」的功能，但要執行這個功能，必須完整的安裝隨機附贈的E P S O N Scan、Createtivity Suite、Page Manager for Epson三套軟體，而主要必須在Page Manager for Epson中輸入授權序號才能啟用 Push Scan的功能。新機提供傳送至三台的功能( 三組 License序號)，最多則可以傳送到10 台( 另購1 0 組 License)，只要將序號輸入到P a g e Manager授權管理員中即可以讓使用者直接在事務機操作面板上進行選則操作。
C X 1 1 F 在 Push Scan方面提供 PDF/JPEG/TIFF三種格式，其步驟如下：
1 . 按「掃描」
2 . 選擇「網路電腦」
3.選擇確定
除了以面板直接操作，透過「Epson Scan設定」給予掃描器IP，那麼你也可以透過TWAIN介面呼叫掃描器進行掃描工作。

列印速度	黑白:25頁/分	彩色:5頁/分
廠商	愛普生科技
電話	0800-212-873
網址	http://www.epson.com.tw

Samsung CLX-2160

Samsung CLX-2160雖然是一部僅有USB埠連接器的多功能彩雷（此款網路機種為CLX2160N），但其同樣在操作面板上設計了「Scan to ...」的按鍵，由於透過USB與電腦主機連接，其當然不能將掃描文件影像傳到網路其他電腦去，但使用者可以由面板操作將影像傳到電腦主機中的應用程式，或是將影像傳送到 C L X - 2 1 6 0 前方所內建的 USB埠，使用者可以在此插入USB隨身碟，不用經過網路、不用經過電腦，便可以用最簡單的方式儲存文件影像。 CLX-2160所搭配的驅動程式及應用程式軟體為「Smarthru4」，Smarthru4具備相當高的整合度以及非常流暢的操作步驟而得到我們的推薦，所有相關於 CLX-2160的功能都能由此介面加以設定。像是掃描到應用程式時，應用程式的添加；掃描後的影像可以重複存檔成B M P 、J P E G 、 TIFF、PDF等多重格式，還有更妙的是整合了網路相簿的功能，使用者只要填入網址、ID、PWD便可以在單一介面中進行管理。在實際的畫質表現上，掃描有不錯的水準，但列印輸出的清晰度有改進的空間，色塊均勻度、色彩則可接受。

列印速度	黑白:16頁/分	彩色:4頁/分
廠商	台灣三星電子
電話	0800-329-999
網址	http://www.samsung.com/tw

【原文刊載於RUN!PC雜誌：2007年十月號】