文件管理系統-趨勢篇


隨著天然資源逐漸被人類耗盡，以及地球暖化問題日益嚴重，全球政府無不極力在推動各種節能減碳政策，希望藉此降低對環境的衝擊。而在降低整體營運成本的條件下，企業用戶也非常積極執行各種綠化政策，例如改善機房空間設計、引進虛擬化平台，讓PUE值能夠低於2以下。當然，許多企業也開始極力推動定時關閉不必要的資訊設備，推行文件數位化等等，希望能夠減少不必要的能源浪費。


由於企業營運的需求，多數公司內部都會充斥著影印機、印表機、傳真機、掃描器等設備，儘管是工作上不可或缺的設備，但是隨著機器設備老舊、功能過於分散，不僅會造成資訊人員維護不易的問題，加上紙本文件控管不易，萬一發生機密資料外洩的情形，還很可能會觸犯已經正式實施的個人資料保護法。

根據Gartner的分析結果顯示，有超過55%的隱藏成本往往被企業用戶所忽略，以致於無形之中導致企業營運成本暴增不少。而這些成本涵蓋項目非常廣泛，除了眾所周知的購買硬體設備費用，以及添購碳粉匣的耗材成本之外，還隱藏了軟體維護、使用者操作等等。

正因為如此，具備影印、列印、傳真與掃描等四大功能的多功能複合機，由於具備簡化輸出、輸入，增加辦公空間的特性，加上還可提供數位文件管理的功能，例如具備與Windows AD整合的功能，有效掌握企業員工的列印資訊，近幾年來已經成為多數資訊人員更新設備時的首選。


強化文件管理功能 多功能複合機漸受歡迎

不可否認，若單以產品具備的功能來看，多功能複合機提供影印、列印、傳真與掃描的功能，僅僅只是用來取代其他單工的資訊設備。其實多功能事務機之所以近年來廣被企業接受，主要是看上背後所提供的文件流程管理，卻能夠讓原本繁雜工作流程，變得輕鬆、簡單又方便，以達到提高工作效率的目地。

回想一下，多數公司的傳統傳真機上可能總是堆滿垃圾傳真，不僅導致紙張與碳粉被無謂消耗，加上許多正式文件也可能因此被當作垃圾處理，無形中也拖累了員工的辦事效率。另一方面，傳統影印機、印表機通常缺乏監控的功能，企業不僅無從了解列設備的實際使用狀況，也很容易發生文件無法控管的狀況，長久下來輕則出現列印成本居高不下，重則可能會出現機密資料外洩的情形。

而上述這些惱人的問題，在引進多功能事務機之後，幾乎便可以迎刃而減。儘管目前各廠商所提供的解決方案不同，但是若從功能面來看則大致相去不遠，首先是傳真數位化的功能，也就是可將接收到的傳真，直接傳送到檔案伺服器中特定資料夾，除了可以讓員工更方便地收取傳真文件，增加閱讀的便利性之外，也能一併做好文件管理的工作，減少不必要的紙張浪費。
事實上，數位傳真功能不光可以降低紙張的浪費，尤其當客戶將用合約傳真回來時，專案人員只需要在資料夾中找到數位檔，並且移到文件保管的專屬資料夾中，便完成數位文件歸檔的工作，而不再需要仰賴掃描器的協助。

若企業用需要將紙本文件數位化，目前最常見的功能便是可以存成PDF格式的檔案，不過部分品牌還提供OCR軟體，以便轉成常用的Word格式，或者直接在住控面板上提供進階的編修功能。


結合雲端服務 延伸文件管理功能

隨著雲端技術愈來愈成熟，數位文件管理的範疇也不在侷限於企業內部中，看好商務人士使用的雲端服務愈來愈廣泛，目前各大廠商所提供的解決方案，已經不僅將數位檔案儲存到伺服器、電子郵件信箱中。而是進一步強調能結合常見的雲端文件平台，並且提供行動裝列印文件的能力。


目前最常見的雲端列印服務，便是能直接列印存放在Google Doc上的文件，目前市面上已經有不少品牌的事務機支援上述功能，也就是能在不需要使用個人電腦的環境下，將掃描後文件直接傳送至Google Doc平台上，自然能為企業用戶省下不少時間。舉例而言，目前要把數位文件轉移雲端平台上，至少要經過事務機掃描、個人電腦處理、文件上傳等三大步驟，但是現在只要透過支援雲端服務的事務機，就可以在一臺設備上完成，其所產生的效益絕對非常可觀。


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