文件管理系統-採購篇
看好企業對數位文件管理的龐大需求，無論是過去專注於影印機市場的Canon、
FujiXerox，還是從印表機起家的HP、Lexmark，目前都有推出各種大型數位複合機，並且搭配各種不同的租賃方案，以滿足企業用戶的需求。不過，兩大陣營在產品的設計理念並不相同，所以也導致資訊人員在選擇解決方案時，會面臨不知從何下手的窘境。

從產品的設計理念來看，傳統影印機走向數位複合影印機之後，強調維持高列印速度、低列印成本，加上可以列印A3尺寸的文件，幾乎很少有企業能夠抗拒這股魅力。不過，以目前全球吹起一股節能減碳的風潮來看，恐怕沒有太多企業願意花上數十萬，乃至百萬元以上的費用購買設備，多半還是選擇常見的租賃方案，透過每個支付數千元的租金，取得設備的使用權利。

另一方面，印表機廠商如惠普科技、Lexmark等等，看好多功能事務機取代老舊影印、傳真機的能力，所以也推出具備高印量的落地式機種，搶攻過去被影印機廠商佔據的市場。相較於Canon、FujiXerox等品牌的產品，印表機廠商推出的事務機種類就相對許多，除了有不同列印速度的產品可以選擇之外，也有體積較小的A4機種，相較於數位複合機僅有A3尺寸的機種而言，不但價格相對更為平易近人，就連所需要的樓板面積也相對較少，更能符合多數企業用戶的需求。


從軟體解決方案選擇適合的產品
前一篇文章曾經提到，數位複合機或是多功能事務機之所以被資訊部門列為採購的首選，除了可以取代過去散落於各地的印表機、傳真機、影印機之外，最大的優點在於可以協助資訊人員有效管理文件的列印量，以及做好數位文件管理的工作。
不過，由於市面上事務機的品牌非常多，加上過去影印機由總務部門管理，印表機多半由資訊部門負責，光是要選擇能夠滿足企業營運需求的解決方案，絕對會遇到極大的挑戰，更遑論要選擇適合的機型。

當然要選擇一台適合企業使用的數位複合機或是多功能事務機，其考量的因素非常多，例如當企業辦公室分散在不同區域，例如保險業或銀行業來說，就必須考量其管理工具是否具備跨網域管理的能力，文件管理政策能否即時派送到不同地點，以及當故障發生時廠商提供的技術支援能力。

台灣佳能BIS事業處企業部經理王友三表示：「其實若從產品硬體的規格來看，各家廠商之間的差異並不大，企業用戶應該從軟體解決方案的角度來分析，比較能夠找到適合自家的產品。」

儘管全球各企業都朝向減少文件列印的目標邁進，但是對部分特定的電信或是銀行業者而言，每個月還是有大量的帳單需要列印，其添購的產品自然必須考量其列印速度的高低，乃至於透過分散列印的方式，以縮短文件列印所需的時間。

A3尺寸事務機的迷思

儘管從各方調查數據來看，多數企業仍然願意透過租賃的方式取得數位複合機的使用權利，其主要關鍵便是考量到部分單位有列印A3尺寸列印的需求，在明知到列印量不多的狀況下，只好每個月支付2000～3000元的租金，只求企業能夠擁有A3文件的列印能力。

不過，其實根據IDC的調查報告指出，企業內部的列印統計資料中，僅有不到5%處於A3尺寸的文件，所以是否需要為了少數人的列印需求，花費較高的成本取得A3尺寸複合機的使用權利，便成為值得探討的一個重點。

若企業對A3文件的需求較高，租用A3事務機自然是比較符合用戶需求，但若A3文件的列印比例極低，又侷限在特定部門的，其實添購價格低於萬元的A3噴墨印表機，是相當不錯的解決方案。目前已經有許多廠商針對計公司、廣告公司等行業，推出專用的A3商用噴墨印表機，或許在列印速度上遠遠不及雷射機種，但是由於該類型機種採用大容量墨水設計，不但列印成本便宜，初次購買成本也非常低廉，耗電量也遠低於雷射印表機。

整體而言，品牌並非打造企業文件管理解決方案的首要考量，反而是要從整體營運環境考量，配合適當的部屬規劃，才能達成降低企業管理成本、達成文件數位化的目標。


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