文件管理系統-Canon


從推出第一台商用複合機開始，Canon便一直朝向提供完整數位文件管理軟體的目標邁進，也就是在維持設備原有高速列印的特色之外，提供更符合商務人士需求的功能。相較於其他競爭對手而言，該公司最大的特色在於與Adobe有非常緊密的合作關係，只是使用imageRUNNER ADVANCE系列複合機，除了能將掃描後的文件轉換成PDF外，或者PowerPoint等文件格式之外，更引進 Reader Extensions功能。也就是說，就可以在事務機上為文件上加上註釋、文字、印章等，，能大大提昇工作效益，也達到降低IT預算支出的目的。

另外，Canon也引進了Adobe另一套軟體－Adobe LiveCycle Rights Management，若企業內部已經安裝好Adobe LiveCycle Rights Management伺服器，就可將掃描後的文件，轉換為包含機密設定的數位文件，能夠設定每位使用者的權限，包括閱讀、複印、修改及列印等功能，尤其在設定使用者密碼時，與公司的伺服器聯繫，減低密碼被破解的風險，連帶提高文件的安全性。


或許是日本當地企業對對文件數位管理的需求較高，所以Canon在數位文件管理的功能上算是非齊全，而且非常強調自動化的處理，只要簡單地一個按鍵， 便可輕鬆安全把紙張文件數位化， 並儲存和傳送至多個收件處如電子郵件、傳真、FTP，乃至於與微軟 SharePoint 或iW360 Document Server上。

值得一提的是，掃描後的PDF格式是屬於可編輯的文件，所以還能夠透過搜尋關鍵字的功能，找到相對應的文件或表格。儘管Canon提供的iW360 Document Server，在功能上或許比不上微軟的產品，但是仍然能夠以工作群組劃分的文件櫃，方便企業內部的員工分享資料和協作工作，對規模不大的企業用戶而言，也是相當不錯的選擇。

值得一提的是，imageRUNNER ADVANCE系列複合機支援最新的 Office Open XML 檔案格式，商務人士可把文件直接掃描為 PowerPoint 檔案，掃描後的文件內容亦可簡易地重複使用，對經常需要製作簡報的人士而言，可以說是一項非常實用的功能。

提供多種防護機制 有效確保資料安全

由於日本個資法比台灣要更早實施，嚴格程度也不相上下，所以Canon所提供的資安防護機制自然也非常完整。除了先前提到可以針對數位文件設定密碼之外，產品本身也支援數位簽章的功能，以進一步提升文件資料的安全，還可有效地防止竄改和非法更改文件內容等資安問題。

除了搭配數位簽章與針對文件加密之外，設備本身也加入許多資安防護的功能，首先是imageRUNNER ADVANCE 數位複合機會自動金儲存在硬碟中的影像資料編碼，若沒有電子解密鑰匙，裝置不會把資料解碼，防止任何敏感資料外洩的可能。另外，也導入了可信賴平台模組 (TPM)的機制，也就是透過一枚可防止竄改的資安晶片，負責在存取資料時把資料加密或解碼。即便硬碟被有心人士竊取，並且安裝在其他同型號的機器上，由於每台機器上的TPM晶片序號都不同，所以也無法獨取出上面的資料，自然可以對資料做到比較好的防護。

當然為防止列印出來的文件，不小心被其他人拿走，造成機密外洩或者列印成本暴增的狀況，設備本身也能依使用者存取控制做設定，如部門識別碼或公司識別證登入。當然也能夠採用Canon搭配的光學 IC 卡控制系統或 uniFLOW OutputManager，達到有效與安全管理使用者的列印行為。

強調協同合作 提高工作效率

在滿足跨國企業營運需求的前提下，imageRUNNER ADVANCE複合機一直強調協同作業的設計，除了可以透過後台管理工具，將大量的列印工作分散到其他裝置，以節省列印的工作之外，設備本身還可以當作傳真伺服器使用，讓網路上其他沒有安裝傳真模組的imageRUNNER ADVANCE複合機，也具備有網路傳真的功能。尤其通訊錄內的任何收件者（例如電子郵件或網路文件夾）均可設定為傳真轉發收件者，讓使用者可透過電腦從遠端查看傳真文件。

而協同合作的功能，當然也包含文件的共享，對資訊部門而言，只要在單一台機器上完成公用文件的修改之後，主控設備就會立即將文件發佈到其他imageRUNNER ADVANCE複合機，可減少整體管理負擔。
▲ Canon非常強調自動化的處理，只要簡單地一個按鍵， 便可輕鬆將文件儲存在微軟 SharePoint 或iW360 Document Server上。

以下解決方案由Canon提供

Canon商用複合機在去年交出漂亮成績單，除銷售業績大幅成長外，其中黑白商用複合機的年度銷售數量位居全台第一。多款商用複合機也榮獲至高評價與多項殊榮，獲頒BLI首屆「年度最佳節能系列商品獎」、「節能傑出成就獎」、「大尺寸輸出機傑出成就獎」及「創新傑出成就獎」四大成就。
Canon相信企業要維繫生存與業績突破，除了研究發展與產品/製程創新外，必須重視管理創新。

因應物價高漲，Canon商用影像事業部，今年持續強調「點到。做到」概念，企業只要透過Canon商用解決方案，輕鬆『點下』操作鍵，快速『做到』降低成本、資安控管、行動辦公提升獲利與高效的目標，讓辦公不再麻煩、展現輕鬆與光彩。
在Canon所提供的商務解決方案，提供企業最有效的管理機制:
1. 整合AD，快速管理使用者
複合機與AD員工帳號同步，不用再人工逐一更新複合機使用者資訊。
2. 感應取件，重要文件輸出不遺漏、錯誤文件不輸出
提供感應列印，讓員工人到複合機前，確認所需要列印的文件後，才進行快速輸出，降低文件誤印的比率，同時也能避免重要文件遺漏。
3. 寄送報表，自訂時程接收，省下資料整理時間
依據需求，定訂每月報表自動提供時間，報表包括所有複合機使用狀況，無需人工進行整理
4. 多種圖形報表，清楚呈現重要資訊
支援40多款圖形報表，包括常見的圓餅、長條圖或折線圖，皆能設定為預設圖表類型，企業可根據本身的習慣選擇合適的圖表內容。
5. 提供多種層級分析，分公司、部門、個人全都統計
分公司資料無法即時統計資料?部門統計需要人工花時整理?Canon商用解決方案能提供多種層級分析角度，自動化統計，以後只要『點』選一次設定，日後每個就能『做』出所有完整分析。
6. 異常輸出量通知，迅速掌握情況
若不希望限制員工的印量上限，建議可以設定輸出印量異常通知，當印量超過以往的歷史經驗數值時，會通知管理者，讓管理者可以進一步去了解輸出的原因，以確保員工輸出文件的正當性與必要性。
7. 操作影像備存，操作過程完整保存
無法確切掌握重要文件的使用正當性?Canon商務解決方案，提供文件所有操作歷程的影像與文字備存，提供管理者只要『點』選紀錄報表，就能『做』到確實掌握重要文件的使用正當性
8. 預設環保省紙模式，建立員工養成節約用紙輸出好習慣
設定『雙面列印』或『多合一』做為預設的輸出方式，或可設定文件輸出規則，可根據文件內容頁數多寡，指定裝置進行輸出，平衡裝置使用效能，不僅可降低輸出成本，更可提高每台裝置的輸出效率!
9. 紙本文件鎖，提高紙本文件使用安全
紙本文件無法掌握是否被複印還是傳真?Canon商務解決方案可提供紙本文件鎖，限制紙本文件的使用用途，提高紙本文件的安全性
10. 平均每月可節省20%的輸出費用
以台灣佳能資訊為例，於2011.12月導入輸出管理方案，實際執行1年，誤印率降低，以至於每月平均可省下25%的印量，換言之，每月可節省將進2.5萬元的輸出費用!

Canon點到做到強調簡單、輕鬆達到降低成本、資安控管、行動辦公提升獲利與高效的需求，持續推出全能文件EZ Check企業健診服務，提供14天體驗活動，歡迎有興趣了解的企業與我們聯繫，連絡電話:0809-022-888
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