文件管理系統-HP


從雷射印表機起家的惠普科技，除了開始積極接入大型多功能複合機的市場外，也強化原有在小型機器上所提供的文件輸出、輸入功能。在文件管理解決方案方面，一共設計了三大解決方案，分別是列印管理解決方案、輸出應用解決方案、流程管理解決方案，每個解決方案分別有不同的管理模組可供選擇。
由於各應用模組之間並沒有排斥性，有些功能甚至還提供免費下載，所以企業用戶可以根據經營現況，挑選最急迫需要的應用模組，如列印計費管理、或者機密列印等等，至於其他功能的應用模組，可等待日後公司規模擴大，或者營運模式改變後，再添購所需的應用模組即可。
由於該公司很早就在雷射印表機中，內建了具備遠端管理的模組－EWS（ Embedded Web Server），系統管理員只要在瀏覽器中，輸入印表機的IP位址，就可以檢視印表機或是事務機的狀態，例如列印張數、剩餘耗材量等等，也能夠修改印表機的設定值，或者變更網路參數等等。

考量到當企業內部的印表機數量較多時，EWS管理功能恐怕無法滿足大型企業的需求，所以惠普科技也免費提供了另一套功能更強大管理工具－Web Jetadmin管理工具。使用者可以在單一管理介面中，清楚看到企業內所有印表機的運作狀況，而不再需要逐臺輸入印表機的IP位置。此外，這套管理工具原本就具有自動搜尋功能，在初次安裝時就會搜尋企業內部網路中的印表機，可以省下不少管理時間。尤其當要修改企業內部所有印表機的參數時，還能透過夠Web Jetadmin直接派送到印表機上，堪稱是非常實用又方便的工具。

強調均衡部署 輕鬆達成文件數位化

在基本的列印管理功能之餘，企業用戶也能夠從改善流程著手，在挑選適合的選則是何的應用模組。例如為了有效控管列印成本支出，可以添購設計列印計費管理模組，設定每月員工或部門的月列印量之外，若選擇搭配讀卡機系統使用後，就能夠做到最基本的機密列印控管，或者更進階的漫遊列印等等，以符合最基本的資安法規。

此外，電腦數位傳真、紙本數位化管理等功能，不但能夠減少無謂的紙張浪費，也能夠透過簡單設定與操作，讓數位化文件的流程變的更簡單，甚至分享給更多的員工使用。
另外，該公司產品線橫跨一般印表機與大型事務機，所以惠普科技在規劃企業內的列印解決方案時，主要是從均衡部署的角度出發，也就是除了以大型多功能事務機為主要文件管理中心外，在依照各部門的需求配置單工印表機，或者小型多功能事務機，讓列印與管理工作變得更為輕鬆。




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