專訪台灣師範大學資訊中心組長陳白莉
以Web化方式全面翻新學校IT管理系統
文／劉承春



過往台灣師範大學校內各級單位所使用之資訊系統，均是採行Client-Server架構的運作模式，並由資訊中心IT人員自行撰寫程式開發而成。不僅造成系統功能新增、發展與更新的速度緩慢，Client-Server架構下各單位分散且獨立的系統，亦使得管理人員難以有效對系統進行安裝、建置、管理與整合等工作，這不但增加了學校系統的維護成本，在使用人數與其便利性方面也受到很大的限制。不過現在隨著資訊中心引進新一代Web Services系統與軟體開發技術，上述這些問題已經在逐年的建置更新計劃中獲得解決。

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國立台灣師範大學於1946年成立，迄今已有60餘年的歷史。現有學生及教職員約共15,000餘人，各分散於校本部、公館及林口3個校區。其下並轄有教育學院、文學院、理學院、藝術學院、科技學院、音樂學院、運動與休閒學院等學術教育單位，再加上其他不同類型的委員會與工作小組，全校整體的組織架構與運作方式可說是十分龐大且複雜，再加上於經年累月中所形成的文化與各單位相異的作業習慣，也時常造成校園內不同單位之間訊息溝通與行政運作的障礙。

為了簡化組織人員，提升行政的效率，以達到支援學術研究與提供資訊數位業務之目的，師大在96年度時，將之前負責推動校內自動化技術的「電子計算機中心」，以及提供數位化教學支援、研究與推廣服務的「數位媒體中心」，兩者重新整合成一新的「資訊中心」單位，並在其下設置行政支援、教學服務、網路系統、數位科技推廣及應用研發等5個組別，分別掌理校務行政電腦化、教學與研究支援、校園網路系統維護 、數位科技推廣服務、數位應用技術研發及相關資訊諮詢服務等工作事項。目前組織人力含組長、正職與兼職人員，共有31位，這其中又以「行政支援組」最為龐大，有12位成員，幾乎佔去了該單位總人力的1/3。


台灣師範大學資訊中心組織架構。


環境需求特殊，校內系統多以自行開發/建置為主
行政支援組組長陳白莉說：「『行政支援組』負責及統籌的業務相當廣泛，大凡與師大『校務行政自動化』有關的項目，包括如人事、會計、差勤、選課、註冊、兵役、操行、助學貸款等，與學校老師、學生及行政人員應用有關的系統設計、開發、建置、維護，以及其未來新功能的擴增、M化/U化發展方向規劃等，都是我們這組所要服務的範圍。」

由於大專學校的事務及電腦化需求與一般外界企業有很大的不同，而每個學校及系所的作業方式也不完全一樣，再加上師大的組織龐大、校區分散，又時常承接一些教育部的專案，或與政府單位有業務文書的往來，必須依照其要求，以專案方式開發應用系統與報表格式，師大資訊中心在組織編制方面，投注了相當多的IT技術人力在系統發展上。

陳白莉表示：「我們希望有關系統建置的Know-How是掌握在自己手中，這樣才能很快地因應學校的需求進行變更，而不必再額外編列預算，並透過學校層層的委外程序才能處理。」因此除必要的軟硬體系統環境及開發工具外，該校所需的應用系統多半是以「自行建置/維護」為主體。

也由於校內系統幾乎都是自行建置及維護，因此「行政支援組」所需面對的工作範圍及數量變得十分龐大、種類項目亦相當繁多，為了作業與管理的方便性，該組又以每位工程師所負責處理的系統項目，再細分成4個工作小組。陳白莉說：「依照服務與使用對象的不同，學校的IT系統可區分為：以校內行政作業為主的『校務系統』、以處理與服務學生事宜為主的『學務系統』這兩大區塊。」

此外，為配合新一代網際網路應用的興起，以及政府方面相關新的法令規範修定，以及便於管理、更新、維護的考量，目前該校資訊中心也對其既有系統進行全面的翻修，將原本以Client-Server架構運作的系統，一步步地轉換至新的Web平台上。不但在「行政支援組」內成立了專責小組，利用Java開發工具撰寫新一代的Web化「人事系統」，同時並再設立「元件化工作小組」，負責處理有關Web化所需新技術/產品的搜尋、分析、評估與導入等事項。


資訊中心行政支援組組長陳白莉推動資訊系統的翻修，將既有Client-Server架構，逐步轉移至以Web為核心的平台，改善作業效率。


選用Java的原因是基於安全性與完整性的考量
「學校的IT系統由於經常需要處理到許多學生的個人資料，因此『系統的安全性』對我們而言是格外的重要。」陳白莉表示：「基於這個理由，我們在一開始進行系統Web化評估的階段時，就只有考慮Java與PHP這兩種網路程式開發語言。」但因為PHP的結構過於鬆散，並不適合用於開發大型的IT應用系統，再加上當時學校所使用的Web應用程式伺服器採用的是J2EE平台架構，而Java開發環境下亦有不少好用的元件可以直接使用，能夠節省系統大量開發的時間與成本。在上述種種有利條件的配合下，師大最後選擇了Java，做為其開發Web化系統的程式開發語言環境。

不過在剛開始導入Web化之時，由於經驗的不足，師大資訊中心在轉換的過程中也遇上了一些狀況。以Web系統的作業環境為例，最初由於受到經費的考量與限制，師大在一開始時是採用免費的Tomcat做為其Web系統應用伺服器。

「如果是單純的校內系統，因為同時間會上線使用的人數較少，這類免費的伺服器還能正常運作。但是在我們承接了教育部『中等學校教師資格考試』的專案之後，卻發現有系統不穩定，反應速度很慢的問題。」陳白莉說：「一開始大家以為是網路出了狀況，摸索了許久才發現是AP伺服器無法在同時間處理那麼多的應用程序，而且在與後端資料庫連結方面也出現了瓶頸。」

再加上由於是免費的伺服器，所有的問題都必須由IT單位同仁自行上網找尋適合的解決方案，不僅需要耗費許多時間，又不能保證問題一定可以獲得解決。「最後迫不得已，還是只有走採購程序，向教育部額外爭取預算，導入商用的Web系統應用伺服器，請外部廠商來解決。」陳白莉這麼表示。


使用工具快速開發Web報表
「報表開發」則是師大資訊中心在Web化過程中所要面對的另一個難題。「之前我們所採用的開發工具只適用於Client-server架構，並沒辦法開發出適當的Web系統操作畫面與報表。」這代表資訊中心的IT人員必須再花一段時間，重頭學習及熟悉另一套不同的新開發工具。

而另一方面，由於師大是屬於公家單位，所使用的各項報表都有一定要求，必須配合政府所規範的格式，不能自行隨意調整。陳白莉補充：「我們有許多作業報表可都要上呈教育部或人事行政局簽核。」

除此之外，如何在網路畫面及列印的報表中顯示特殊的中文字型，也為師大IT人員帶來不小的困擾。「台灣有不少人的姓名是採用罕見字，因此無法在網頁及列印的報表中正確的顯示。如果這個問題是出現在『中等學校教師資格考試』的准考證製作，或是其他與個人權利義務有關的系統作業上，將會為相關人員帶來不少的麻煩。」陳白莉說：「傳統Java開發方式只能拿來發展系統主程式，對於報表及系統畫面的問題則難以克服。」

為了解決這方面的困擾，師大資訊中心也積極對外尋求與評估許多不同的報表開發工具。「價格問題是最大的考量。」陳白莉強調：「由於受到預算編列的限制，我們無法為了只追求多項好用的功能，而將巨資投入在一套複雜且昂貴的報表開發工具上。」

而師大特殊的報表需求與環境，也使得許多這類工具所強調的「讓使用者自行產生所需數據報表」的特性無用武之地。陳白莉說：「師大各系統的作業報表及所需呈現的統計數據，都必須與使用單位討論，並經過層層上級長官同意後，才能由資訊中心製作。」也因此師大所使用的報表多半都是固定格式文件，不太會像外界一般企業，會為了分析討論而臨時急需有不同報表產生的問題。「這是擔心資料外流，所以有關查詢、報表製作的功能都要由資訊中心進行統一的控管。」

基於上述種種因素的影響，師大資訊中心最後選擇了有過長期合作經驗的配合廠商，其所自行開發出的網路報表工具，製作師大IT系統所需的各種報表與畫面。「這套工具的使用方式及操作介面，與我們之前所採用的PowerBuilder非常類似。」因此IT人員學習上手的速度很快，在極短的時間內就能適應新的開發環境，發展出新的Web系統報表。「如果不考慮溝通、討論、批核、測試的時間，一份新的報表大約在半天之內就製作完成。」陳白莉並表示：「由於這套工具是由國內廠商自行開發，產品技術都掌握在廠商自己的手中，因此當我們提出需求時，他們都可以配合我們處理。」像中文罕見字問題就是經由廠商提供的元件升級方式得以解決。


陳白莉帶領行政支援組Web化資訊系統的過程中，「報表開發」是其中一項棘手的難題。

此外這套工具還提供了報表Drill Down的功能，陳白莉說：「比方說像選課系統，課務單位只要知道每門課的選修總人數即可；但各系所的老師就會想知道是哪些學生選這些課，這時就可以利用Drill Down的功能，看到報表中更進一步有關學生資料的細節。」她表示，目前師大資訊中心所開發的各項IT應用系統，只要有報表及作業畫面的需求，都是利用這套工具來產生。


經費有限，可用資源多受限制
雖然師大IT系統的建置是由資訊中心所主導，但使用者所反應的意見，也會對系統改進與發展方向起相當大的作用。

舉例來說，陳白莉表示：「之前師大的每一套應用系統都是獨立運作，使用者每啟動一套系統，都要登錄一次帳號密碼，不僅使用上非常不便，而且由於要記許多系統帳號及密碼資料，因此經常會有忘記的問題，得打電話到資訊中心處理。要不然就是將密碼抄寫在筆記本上，造成一些可能危害資安的狀況。」

在經過眾多使用者的建議後，資訊中心也開始正視這個問題，在經過一系列的相關評估、討論與提案的程序後，最後爭取到預算，將「Single Sign-on」的解決方案納入年度工作計劃中，並與其統一的網路系統整合平台互相進行串接。

「這樣我們就能提供給使用者一套相當完整的IT運作環境，而不再是以往個別零散的應用系統。」陳白莉這麼強調。 「在評估是否要導入一套新系統的過程中，我們受到IT既有環境與年度預算的影響很大。」由於台灣師範大學是公立學校，其經費必須經過相關單位層層審核與評估，可動用的金額與彈性，並不能像一般私人企業那麼充足便利。「我們必須要事先計劃好未來5年內，學校的IT需求項目、實施步驟及所需預算。」陳白莉說，在提案並經過校務基金會議的討論/審查/核可，以及政府相關單位的作業及撥款後，IT部門才有資源從事原先預定系統的開發/採購，而這整個過程大約需耗時1年半的時間。

「由於資訊產品的變化及進步速度很快，價格也常時在波動。因此經常發生的狀況是：當預算終於撥下來時，所欲採購的產品不是過時，不然就消失，再不然便是價格調漲，買不到原本計劃的數量。」陳白莉說：「雖然不少廠商對於學校提供了特殊的價格優惠，但通常還是會與既有的想法有一段差距。這只能藉由額外提案的方式，再向上進行經費的爭取。」不過她也表示，這項做法的成功機率很低。

「未來我們計劃透過Web化的方式，逐步整合校內的各項應用系統。」陳白莉認為，以往師大的各IT系統由於缺乏整合，因此在不同系統間傳遞資料時，另外還得藉由轉檔的方式進行處理，這不僅拖慢了行政速度，過程中也容易造成錯誤。「像在師資招募部份，以往老師資料都要透過好幾個不同的系統及工具來作業，行政人員經常得不斷地進行重覆輸入及校正，但日後系統在Web化整合後，只要應徵的老師於網路上自行登錄並輸入資料一次即可，後續相關的資訊會自動進入並整合到其他的系統中，這對師大的行政作業效率提升會有很大的幫助。」

當然在這轉換的過程中，除了上述的問題外，IT部門還有很多狀況得克服。「有少數系統當初是以委外的方式開發，而不幸的是：這些系統的原始開發廠商已經找不到人了，我們得另外想辦法處理。」陳白莉表示，其實每個學校都有一套寶貴的系統開發經驗，她期望大家能透過經驗分享的方式交換彼此的心得，「特別是在目前IT預算緊縮的情況下，這樣大家都能少走很多冤枉路。」陳白莉這麼認為。