IT創意特攻隊
文／劉承春．攝影／張晉瑞

近年來文化大學推廣教育部校園科技研發中心所推動的各項校園IT應用計劃，無論是以往的全校電子公文資訊系統、UPASS校園悠遊卡、感應式置物櫃…等項目，到未來計劃與遠傳、威寶電信共同合作開發的NFC校園學生證系統，都必須要以EduRP為基礎才得以成形。

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無論是在人數、課程或據點上，文化大學推廣教育部都是全台灣規模最大的教育單位之一。目前除了位於建國南路、和平東路口的大夏館總部外，還有其他分佈於全台灣北中南各地共6個教學行政中心。至今員工總數有380餘名(含30餘 位兼職人員)，一年可招收近60,000名學生，並開設26個系列5,000餘堂不同課程，因此該單位整體組織的架構與相關作業流程，可說是十分龐大且複雜。


文化大學推廣教育部資訊長鄭旭成(右)表示，大部份的校園應用創意都是由IT部門主動發起。

為了能夠有效支援如此龐大且複雜的組織運作，以及日後相關的IT技術應用發展，文化大學推廣教育部的IT組織編制有將近90名員工，除了負責校務系統的維護運作與管理之外，還包含了平台開發、電子商務、遠距教學、數位媒體、新技術研發與相關系統整合…等工作內容。

由於學校能核撥的經費相關有限，為了 取得更多的經費來支持未來IT系統架構與技術 的發展，文化大學推廣教育部資訊長鄭旭成表 示：「與其他學校IT單位不同，我們將自己視 為利潤中心，積極爭取對外從事各項IT系統規 劃建置服務的專案。」而目前該中心所研發出 的各項校務行政、數位學習平台…等應用系 統，已經受到北部地區18所大專院校所廣泛 採用。

應用系統以自行開發為主
由於上課的學生人數高達50,000多人， 所開設的課程類別與學生身分種類又相當複 雜，以人工作業的處理方式根本無力負荷，鄭 旭成說：「我們的學生身分從小朋友，到在職 人員、銀髮族，甚至連外籍人士都有。」隨著 推廣教育部業務量的不斷擴大，為了減輕行政 作業人員處理的負擔，該單位決定開始導入相 關e化工作。

鄭旭成說：「最早開發系統的原因是為 了要滿足內部作業需求。」由於該系統必須支 援整個推廣教育部，由會計、資產管理、教室 管理、人力資源管理…等核心資料的整合開 始，一直到實際的招生、課務、課輔、畢業、 行銷、預結算…等相關流程活動，「坊間的 ERP系統並沒有提供這樣的功能，一般學校所 採用的校務行政系統也不適用。」鄭旭成表 示：「因此我們決定自行採用工具，開發一套 符合自己需求的系統。」

現在這套被稱為「EduRP (Education Resource Planning)」的系統，已經是推廣教育 中心其他所有衍生性資訊應用的基礎。「就像 是ERP在企業所扮演的角色一樣，EduRP整合 了原本分散在推廣教育部各單位的資料，讓零 散的作業流程得以流水化的方式進行，而人們 也能藉此得到即時的正確訊息。」鄭旭成表 示：「不過系統在剛開始發展時，外部並沒有 任何可供參考的模型，特別是在非正規的進修 教育學制部份，完全都得靠IT人員自行摸索並 整合出最佳流程。」

以財務為中心進行整合
「由於所需服務的學生數量龐大，加 上課程種類繁多，推廣教育部的作業流程要 比其他學校單位來得更加複雜。」校園科技 研發中心系統開發組長陳景欣表示，以該單 位最核心的開課業務為例，所有的課程在啟 動時，都要先從「開課預算」的程序做起。 「負責人員要規劃課程的成本結構、招生活 動、開課門檻...等事項，並要即時掌握學生身 分、報名時程與其他選課情況，以決定其是 否享有何種等級的優惠資格。」陳景欣說： 「這過程所牽涉及需要統合的資料，是來自 四面八方各個不同單位，並不是一個單純的 報名系統就能簡單解決。」

「這其中又以『財務資訊』最為關 鍵。」在經過整合後，鄭旭成說：「由於課程 相關的報名收入及活動開支，都會被搜集並反 應在財務系統上，因此我們就可以利用所設計 好的財務公式，決定課程是否要繼續進行，是 否仍有利可圖。」而許多性質類似的同業由於 缺乏這樣的財務分析概念，只顧一昧的開班衝 業績，「下場都很不好。」或是有這樣的概 念，但其背後缺乏系統予以奧援，「經營規模 也無法再擴大。」鄭旭成說。

目前文化推廣教育部的EduRP以會計、資 產管理、教室管理、人力資源管理的資料為核 心，向外延伸考生、考試、學籍、課程、師 資、校友、說明會…等功能模組，再搭配招 生、課務、課輔、行銷、預結算…等不同階段 的流程作業。鄭旭成說：「後續再以此核心架 構為基礎，我們就能輕鬆發展出各式其他不同 的新型IT應用。」

以EduRP為核心的系統發展架構
以Call Center為例，陳景欣表示：「最早 學員打電話進來時，客服人員只要能回答出所 詢問的課程名稱、時間、地點、師資、費用… 等項目就好。」但隨著學員問題的變化與深 入，「有些學員可能會問：『某某某單位也有 同樣的課程，你們跟他們有什麼不同？』、 『為什麼你們的收費比較貴？差異在哪裡』… 等之類的問題。而且同一位學員後續來電的狀 況也需要予以追蹤記錄。」而結合後端EduRP 的資料，發展客服戰情中心後，陳景欣說： 「這可以協助客服人員，提供給學員更好的服 務水準。」

此外，推廣教育部還發展出教育訓練課 程的電子商務系統。陳景欣說：「與一般商品 上架的方式不同，課程類商品有時間與數量上 的限制，而且集合訂單如果沒有達到一定採購 水準，還有被取消的可能。」而營運該系統所 需的資料，全部都來自EduRP系統。「由於可 以讓學員不必親自跑到訓練中心，在家中的電 腦上就能進行選課與付費，因此這套系統很受 人們歡迎。」陳景欣表示：「現在每個月透過 這套電子商務系統的交易金額，大約都有400萬上下的水準。」

系統未來的發展
受到該校李天任校長於2000 年所提出，IT人員應運用數位化、 標準化、網路化的方式，處理各種 學校行政、教學、研究、社會服務 等事務，以追求最大知識分享及學 習服務綜合效益的指示，推廣教育 部利用EduRP及既有網路架構為基 礎，也不斷引進與延伸各項新的IT 應用技術，以打造先進的數位化校 園應用環境為目標。

以「UPASS校園悠遊卡」為 例，校園科技研發中心主任刑溢將 表示，該卡利用RFID技術，整合身分辨識、電 子認證與電子錢包的功能，使用者不僅可利用 悠遊卡登入到系統中，以進行或利用各項學校 作業服務，如學生證、教室門禁、圖書借閱、 電腦設備申請…等項目外，對於一些需付費取 得的服務，如校園公車、影印機、網路電話、 自動販賣機…等，亦可使用此項方式支付費 用。刑溢將強調，這是國內首次將RFID從理論 概念，完整且具體地落實在校園中的案例，也 是RFID校園應用的新里程碑。

鄭旭成說：「由於我們已經利用EduRP及 網路架構做好了系統與資料基礎的整合，因此 在添增這些附加的週邊設備應用時，不需要再 像其他單位一樣，得耗費太多額外的功夫在處 理整合方面的問題。」由鄭旭成、刑溢將、 陳景欣所組成的團隊，自許是年輕科技的魔法 師，他們希望發揮斯巴達300壯士團隊精神， 以小搏大，主動提供學員更高品質的服務，創 造更便利的學習環境。